AP Inter 2nd Year Accountancy Study Material Chapter 9 కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్

Andhra Pradesh BIEAP AP Inter 2nd Year Accountancy Study Material 9th Lesson కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ Textbook Questions and Answers.

AP Inter 2nd Year Accountancy Study Material 9th Lesson కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్

వ్యాసరూప సమాధాన ప్రశ్నలు

ప్రశ్న 1.
మానవ లిఖిత అకౌంటింగ్ పద్ధతికి మరియు కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ పద్ధతికి మధ్య ఉన్న తారతమ్యాలను వివరించండి.
జవాబు:
ఈ రెండు పద్ధతుల ప్రధాన లక్ష్యము వ్యాపార వ్యవహారాలను నమోదుచేసి, వర్గీకరించి, క్లుప్తీకరించి, వాటి ఫలితాలను వివరించి, నిర్ణయాలను తీసుకునే వ్యక్తులకు అందజేయడం. అయినప్పటికి ఈ రెండు పద్ధతుల మధ్య క్రింది వ్యత్యాసాలున్నవి.

ప్రశ్న 2.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి వలన కలిగే ప్రయోజనాలను తెలపండి.
జవాబు:
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి వలన ఈ క్రింది ప్రయోజనాలు లభిస్తాయి.
1) వేగవంతము : వ్యాపార వ్యవహారాలకు లిఖిత పద్ధతి ద్వారా కాలయాపన జరుగుతుంది. కంప్యూటర్ ద్వారా వేగవంతముగా నివేదికలను పొందవచ్చును. కార్యనిర్వహణలో మనుషుల కంటే కంప్యూటర్లు తక్కువ సమయాన్ని తీసుకుంటాయి.

2) స్పష్టత : భవిష్యత్ వినియోగాల కొరకు కావలసిన ప్రాథమిక సమాచారము మొత్తము మరియు నివేదికలు తయారుచేసుకొనుటకు కంప్యూటర్లో అవకాశమున్నది. సమాచారం మొత్తం కంప్యూటర్లో నిక్షిప్తం కాబడి ఎలాంటి తప్పులు లేకుండా పద్దులను తయారుచేసుకొనవచ్చును.

3) విశ్వసనీయత : కంప్యూటర్లకు అలసట ఉండదు. ఎన్ని ప్రక్రియలనైనా చేయవచ్చును. విసుగు కూడా ఉండదు. దీనివలన మానవుల కంటే కంప్యూటర్లపై ఎక్కువ విశ్వాసము కలిగినది. ముఖ్యముగా కంప్యూటరీకరణ అకౌంటింగ్ పద్ధతులు కంప్యూటర్లపై ఆధారపడి ఉన్నందున వాటికి ఉన్న అవినాభావ సంబంధముతో విశ్వసనీయత కలిగినది.

4) అకౌంటింగ్ సమాచారము : గణక సమాచారమును కంప్యూటర్లో పొందుపరిచిన, అది వెంటనే గ్రహించి భద్రపరుచుకొనును. ఇదివరకే అందులో నిక్షిప్తమై ఉన్న సమాచారముతో అనుసంధానించుకొని, క్రమబద్ధీకరించి, వర్తమానానికి మొత్తము సమాచారమును తెలియజేస్తుంది. ఉదా : ఒక వ్యక్తి వస్తువులను నగదు రూపములో చెల్లించి కొనుగోలు చేసినాడు. కంప్యూటర్కు ఈ సమాచారం అందిస్తే ఒక మార్పుతో నగదు ఖాతా, అమ్మకాల ఖాతా, వర్తక, లాభనష్టాల ఖాతాలను ప్రభావితం చేస్తుంది.

5) సహజమైన సమయ పాలనా వినియోగము : వ్యాపార గణక పద్ధతులన్నీ సహజమైన సమయపాలనా లక్షణము కలిగి ఉన్నందున అదేరీతిలో ఉన్న ఇతర కంప్యూటర్లతో అనుసంధానించబడి ఉండును. ఒకే సమయములో వినియోగదారులందరికి సకాలములో సమాచారము చేరును. ఇది ఒక స్వభావసిద్ధమైన వినియోగము.

6) స్వయంప్రతిపత్తితో నివేదికల తయారీ కంప్యూటర్ స్వతహాగా నివేదికలను తయారుచేసుకొని వివరణాత్మకముగా మంచి ప్రామాణికరీతి సామర్ధ్యము కలిగివున్నది. నగదు పుస్తకము, అంకణా నిల్వలు, బహుఖాతాల నివేదికలన్నీ కూడా ఒక మీటను నొక్కిన వెంటనే మరుక్షణములో లభ్యమయ్యే విధముగా
రూపొందించబడినవి.

7) నిర్దిష్ట ప్రమాణము : సరిపడ మానవ శక్తి కంటే తక్కువగా, ఆశించిన స్థాయిలో అదనపు పనిభారమును కూడా తక్కువ సమయములో నివేదికలను తయారుచేయు సామర్థ్యము కంప్యూటర్లకు ఉన్నది. దానివలన పనిభారము తగ్గి అదనపు పనులు కూడా సమయం వృథాచేయక నిర్దిష్ట ప్రమాణాలను కలిగివుంటుంది.

8) స్పష్టత : కంప్యూటర్లో కనిపించే అంకెలు, అక్షరాలు పూర్తిగా స్పష్టముగా ఉంటాయి. అంకెలు గాని, అక్షరాలు గాని ఒకే శైలిలో పరిమాణము కలిగివుంటాయి. కాబట్టి మానవ లిఖిత కంటే ఇవి ఎలాంటి పొరపాట్లు చేయవు.

9) సామర్థ్యము : అన్ని రకములైన వనరులను ఉపయోగించుకొని కాలయాపన జరగకుండా తన విధులు తానే నిర్వహించుకొను సామర్థ్యము వీటికి ఉన్నది. సకాలములో నిర్ణయాలు తీసుకొని, అవసరమైన సమాచారాన్ని గ్రహించి ఎలాంటి నివేదికలనైనా పొందుటకు ఉపకరించును.

10) నాణ్యమైన నివేదికలు : కంప్యూటరులో నిక్షిప్తమైన సమాచార సేకరణ విధానము గాని, సమాచారాన్ని గాని మనము చేతులతో స్పర్శించుటకు వీలుకాదు. కాబట్టి అవి స్వభావ సహజసిద్ధముగా విశ్వసనీయత, వాస్తవాలు కలిగివుండి నివేదికలను తయారుచేయును. ఈ నివేదికలపై ఆధారపడి వాస్తవాలను గ్రహించ వచ్చును. .

11) యాజమాన్య సమాచార నివేదికలు : ఇది యాజమాన్య సమాచార నివేదికను సకాలములో అందించును. దీనివలన యాజమాన్యము సమర్ధవంతముగా వ్యాపార వ్యవహారాలపై నియంత్రణ కలిగివుంటుంది. ఋణగ్రస్తుల వర్గీకరణ ద్వారా వారిలో రానిబాకీలను తెలుసుకోవచ్చు. ఇది ఆస్తి- అప్పుల నివేదికపై ప్రభావాన్ని చూపుతుంది.

12) నిక్షిప్త సమాచారము మరియు మెరుగైన స్థితి కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ పద్ధతిలో ఎక్కువ ప్రదేశాన్ని ఆక్రమించకుండా మొత్తము సమాచారాన్ని పూర్తిగా చిన్న వెసులుబాటులో భద్రపరచవచ్చును. ఈ సమాచారాన్ని హార్డ్ డిస్క్, కంపాక్టు డిస్క్ లు, ఫ్లాపీల సహాయముతో చిన్న సైజులో ఎక్కువ సమాచారాన్ని నిల్వ చేయవచ్చు.

13) ఉద్యోగులలో అవగాహన : ఉద్యోగులకు సరైన శిక్షణతోపాటు ఈ పద్ధతిపై అవగాహన కలిగించాలి. ఒక్కసారిగా మానవ లిఖిత పద్ధతి నుండి యాంత్రిక కంప్యూటర్ విధానము అవలంబించుటకు కొంత అలజడి కలుగజేయును.

ప్రశ్న 3.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి వలన ఎదురయ్యే అవరోధాలను తెలపండి.
జవాబు:
కంప్యూటరీకరణలో ఉన్న అవరోధాలు :
1) వృత్తిరీత్యా శిక్షణకు అయ్యే ఖర్చు : కంప్యూటర్ శిక్షణకు అర్హులైన, నైపుణ్యము కలిగిన ఉద్యోగుల అవసరము ఉన్నది. హార్డ్వేర్, సాఫ్ట్వేర్ పనితీరును అర్ధము చేసుకొని తదనుగుణముగా నిరంతర ప్రక్రియను సాగిస్తూ కాలానుగుణముగా వస్తున్న మార్పుల అధ్యయనానికి ఇవ్వవలసిన శిక్షణకు చాలా ఖర్చవుతుంది.

2) ఉద్యోగుల నుండి వ్యతిరేకత : కంప్యూటర్ పద్ధతిని ప్రవేశపెట్టుట వలన ఆ శాఖలో పనిచేయు ఉద్యోగులలో అభద్రతా భావము పెరిగి, భయాందోళలను కలుగజేయును. తాము పనిచేయు సంస్థలో తమ ప్రాముఖ్యతను కోల్పోయి చిన్నచూపు. నిరాదరణ గురికాగలమనే ఆందోళన వారిలో కలుగుతుంది.

3) అంతరాయము : ఒక వ్యవస్థ లేక సంస్థ ఈ కంప్యూటర్లను ప్రతిష్టింపదలచినచో తమ దైనందిన వ్యాపారాలకు తీవ్ర విఘాతము కలిగి సమయము వృథా అవుతుంది. ఈ కొత్త వాతావరణానికి శిక్షణ పొంది అందులో పనిచేయుటకు చాలా వ్యవధి కావలెను.

4) కంప్యూటర్ల వైఫల్యము : హార్డ్వేర్ వైఫల్యాల వలన పనులన్నీ స్తంభించిపోయే ప్రమాదము ఉన్నది. అనుకోని పరిస్థితులలో కొన్ని పొరపాట్లు వలన వెనుకకు వెళ్ళి గతానికి సంబంధించి మరొకమారు సిస్టంను సరిచేసుకోవలసి వస్తుంది. మనుషులు చేసే కొన్ని తప్పిదాలను ఇది గుర్తించలేదు. అనుకున్న తనకు తెలిసిన తప్పిదాలను మాత్రమే కంప్యూటర్ సరిచేస్తుంది.

5) భద్రతా లొసుగులు : మనకు తెలియకుండా జరిగే కొన్ని మార్పుల వలన కంప్యూటర్ నేరాలను గుర్తించటం కష్టము. సమాచారాన్ని మార్చి రికార్డు చేసిన పక్షములో నేరపూర్వక కార్యక్రమాలకు ఎక్కువ అవకాశమున్నది. వినియోగదారుల హక్కులను హరించడమేకాక పాస్వర్డ్ చోరీలు జరుగుటకు ఆస్కారమున్నది. ఈ నేపథ్యములో మనము ముందు ఇచ్చిన సమాచారము పూర్తిగా మార్చివేయబడును. టెలీ కమ్యూనికేషన్ వ్యవస్థను దోచుకొని అలాంటి నేరాలకు పాల్పడుతున్నారు. ఇచ్చిన ప్రోగ్రాంలు కూడా సునాయాసముగా వేరే సంకేతాలు ఇచ్చి అపహరించవచ్చును. ఈ నేరాలకు పాల్పడేవారిని గుర్తించడం కష్టము.

6) ఆరోగ్య సమస్యలు : కంప్యూటర్లను ఎక్కువగా వినియోగించడం వలన వెన్నెముక వ్యాధులు, కళ్ళపై ఒత్తిడి, కండరాల నొప్పి మొదలైన ఆరోగ్య సమస్యలు కలుగుతాయి. ఒకవైపు ఉద్యోగుల పని, వారి సామర్థ్యముపై ప్రభావాన్ని చూపడమే కాక వేరొక వైపు వైద్య ఖర్చులు అధికమవుతాయి. కంప్యూటర్లకు వైరస్ సోకే ప్రమాదమున్నది. దీనివలన సిస్టం పూర్తిగా విఫలమైనపుడు ఆన్లైన్ వ్యవహారాలకు, ఇంటర్ నెట్ వినియోగ సమస్యలు వచ్చును. వీటిని ఎదుర్కొనడానికి పరిష్కార మార్గాలు లేవు.

ప్రశ్న 4.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ లోని వివిధ రకాలైన ప్యాకేజీలను తెలపండి.
జవాబు:
వ్యాపార లావాదేవీలు, వ్యవహారములు రికార్డు చేసి తగు భద్రత కల్పించుటకు వినియోగదారుల అవసరం మేరకు కావలసిన నివేదికలు పొందుటకు కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి వాడుకలో తీసుకొని రావడమైనది. ఇది మూడు రకాలుగా వర్గీకరించబడినది.

1. రెడీ టు యూజ్ సాఫ్ట్వేర్ (సిద్ధముగా ఉన్న సాఫ్ట్వేర్)
2. కస్టమైజేషన్ సాఫ్ట్వేర్ (సాంప్రదాయక సాఫ్ట్వేర్)
3. టైలర్డ్ సాఫ్ట్వేర్ (అవసరాలకు అనువుగా మార్చుకొను సాఫ్ట్వేర్)

1) రెడీ టు యూజ్ సాఫ్ట్వేర్ (సిద్దముగా ఉన్న సాఫ్ట్వేర్) : వ్యాపార లావాదేవీలు తక్కువగా ఉండి సాంప్రదాయ వ్యాపారము చేసుకునేవారు, చిన్న వర్తకులు, తక్కువ వ్యవహారములు కలిగినవారు ఈ ప్యాకేజీని ఎంపిక చేసుకుంటారు. వీటి స్థాపన చాలా తక్కువ ఖర్చుతో కూడినది. దీని వినియోగదారులు కూడా తక్కువ సంఖ్యలో ఉంటారు. దీనిని నేర్చుకొనుట కూడా సులభము. వీటి వాడుక అధికము. అందరికి అందుబాటులో ఉన్న ప్యాకేజీ, వ్యాపార రహస్యాలు కూడా చాలా తక్కువ. సైబర్ నేరాలు జరగవు. నేరాలను నియంత్రించే బాధ్యత గలదు. ఈ ప్యాకేజీని విక్రయించే సంస్థ ఉచిత శిక్షణ కల్పిస్తుంది. కాని ఈ సాఫ్ట్వేర్ను ఇతర సాఫ్ట్వేర్తో అనుసంధానము చేయలేము.

2) కస్టమైజేషన్ సాఫ్ట్వేర్ (సాంప్రదాయక సాఫ్ట్వేర్) : వినియోగదారుల ప్రత్యేక అవసరాలు తీర్చుటకు ఇది ప్రవేశపెట్టబడినది. నిర్దిష్ట ప్రమాణాలు కలిగిన సాఫ్ట్వేర్ ప్రస్తుతం మార్కెట్లో లభ్యమవుతున్నది. కాని వినియోగదారుల అభిరుచులకు, అవసరాలకు తగినట్లుగా ఉండదు. ఈ ప్రామాణిక సాఫ్ట్వేర్లో అమ్మకపు ఓచర్లు మరియు అందులో ఇదివరకు ఉన్న నిల్వ మొత్తాలను విడివిడిగా చూపును. ఏది ఏమైనా దీనిని వినియోగించే వ్యాపారి ఒక అమ్మకపు ఓచర్ సమాచారమును ఇందులో ప్రవేశపెట్టి తన నిల్వ ఉన్న స్టాకును త్వరగా తెలుసుకొనుటకు మరియు నివేదికను పొందుటకు తన సాఫ్ట్వేర్ను కస్టమైజ్ చేయవలసిన అవసరమున్నది. ఇలా చేయబడిన సాఫ్ట్వేర్ పెద్ద పెద్ద వ్యాపార సంస్థలకు ఉపయోగపడును. దీనిని వేరే సమాచార సిస్టమ్తో అనుసంధానము చేసుకొనవచ్చును. ఈ సాఫ్ట్వేర్ నిర్వహణ అధిక ఖర్చుతో కూడుకున్నది. ఈ సాఫ్ట్వేర్ విక్రయించిన అమ్మకందారుకు కస్టమైజేషన్ చేసుకొనుటకు గాను అధిక మొత్తము చెల్లించవలెను. కస్టమైజేషన్ అనగా ఈ సాఫ్ట్వేర్ ఇదివరకే ఉన్న ప్రోగ్రాంలే కాక వాటికి మార్పులు, చేర్పులు, కూర్పులు చేసి, నిర్దేశించబడిన వినియోగదారులు గుర్తింపు కలిగివుండవలెను. ఇందులో సమాచారమును రహస్యముగా ఉంచుకునే వీలున్నది. ఇందులో శిక్షణ తీసుకొనుట ముఖ్యము కాబట్టి శిక్షణ ఖర్చు ఎక్కువగా ఉంటుంది.

3) టైలర్డ్ సాఫ్ట్వేర్ (అవసరాలకు అనువుగా మార్చుకొను సాఫ్ట్వేర్ పెద్ద పెద్ద వ్యాపార సంస్థలు, ఎక్కువ మంది వినియోగదారులు కలిగివుండి, భౌగోళికముగా విసిరివేయబడి సుదూర ప్రాంతాలలో ఉన్నవారు దీనిని వినియోగించెదరు. వినియోగదారులు ప్రత్యేక శిక్షణ పొందవలెను. సంస్థ యొక్క సమాచారము, యాజమాన్యానికి సంబంధించిన సమగ్ర సమాచారము అవసరాలనుబట్టి లభ్యమగునట్లు ఇది రూపొందించబడినది. ఇందులో సమాచారము చాలా గోప్యముగా ఉండును.

ప్రశ్న 5.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ ప్రక్రియను వివరించండి.
జవాబు:
కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ నిర్వహణకు అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఉపయోగించబడుతుంది. ఇది డేటాబేసైపై ఆధారపడి తన విధులను నిర్వహిస్తుంది. ఆవర్జాలో వ్రాయవలసిన లావాదేవీల సమాచార ప్రక్రియను పూర్తిగా తొలగించి ఎప్పుడైతే లావాదేవీల సమాచారము దీనికి అందజేయబడుతుందో దానిని ఇదివరకు ఆదేశాలు ఇవ్వబడి ఉన్నందున వాటి సహాయముతో ఆవర్జా ఖాతాలో ఈ సమాచారము ప్రవేశించబడుతుంది.

కంప్యూటర్కు ఈ విధముగా రూపకల్పన చేయబడుతుంది. లావాదేవీల సమాచారము అందిన వెంటనే, ఆవర్జాకు ఈ సమాచార సందేశము చేరిపోవును. ప్రస్తుతం మార్కెట్లో రకరకాల సాఫ్ట్వేర్లు అందుబాటులో ఉన్నాయి.

కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ సమాచార వర్గీకరణ మూడు ప్రక్రియలుగా జరుగుతుంది.

1. ఇన్పుట్
2. ప్రాసెస్
3. ఔట్పుట్.

1) ఇన్పుట్ : జరుపబడిన ప్రతి వ్యవహారానికి సంబంధించిన వివరణాత్మక సమాచారమును గ్రహించడమే కంప్యూటర్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి ముఖ్య ఉద్దేశ్యము. ఆచరణలో లావాదేవీలకు సంబంధించిన సమాచారము మూలపత్రాల నుంచి తీసుకొనబడుతుంది. లావాదేవీ జరిగిన నేపథ్యములో దాని ఆధారముగా డాక్యుమెంట్ తయారుచేయబడుతుంది. ఇలాంటి కంప్యూటర్ వలన పొందుపరిచిన లావాదేవీల సంగ్రహ సమాచారాన్ని భవిష్యత్తులో కావాలనుకున్నప్పుడు తెలుసుకునే వీలుంటుంది. ఇన్వాయిస్లు, చెక్కులు, అమ్మకపు ఆదేశాలు, క్రెడిట్/డెబిట్ నోట్లు మొదలైనవి మూలపత్రాలకు ఉదాహరణలు. వీటికి సంబంధించి పూర్తి సమాచారము ఇందులో పొందుపరిచి ఉండును. వేరొక విధానము ప్రకారము లావాదేవీలకు సంబంధించి పాటించవలసిన నియమాలు, పద్ధతులను కూడా ఈ ప్రక్రియలు సాగించుటకు వీలుగా వెసులుబాటు కల్పించబడినది. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్లో ఈ నియమాలు, పద్ధతులన్నీ సంకేతాల రూపములో కంప్యూటర్ సాగించే విధముగా అందులో నిక్షిప్తమై ఉండును.

2) ప్రాసెస్: ఈ కంప్యూటర్లు మానవజాతికి లభించిన గొప్ప వరము. అతితక్కువ కాలములో త్వరితగతిన పనులు చక్కబెడుతుంది. ఈ విధానము వలన కంప్యూటర్ శక్తి సామర్థ్యాలను అకౌంటింగ్ కార్యక్రమాలకు వినియోగించుటకు వీలు అయినది. ప్రస్తుతం జంటపద్దు విధానములో సూచించిన నియమాలకు అనుగుణముగా ఖాతా సమాచారము ఈ కంప్యూటర్ పద్దతిలో కూర్చడమైనది. కంప్యూటరైజేషన్ వలన ఎలాంటి తప్పులు లేక సహజమైన ప్రయోజనము కలుగుటయే దీని ప్రత్యేకత.

3) ఔట్పుట్ : ఈ పద్ధతిలో వర్తక, లాభనష్టాల ఖాతా మరియు ఆస్తి- అప్పుల నివేదికలు మనము కోరిన వెంటనే సునాయాసముగా తక్కువ సమయములో పొందవచ్చును. మనము ఏ సమయములోనైనా ఎలాంటి నివేదిక కావాలనుకున్నా, ఎన్ని మారులు అయినా పొందవచ్చును. ఇదే ప్రక్రియ మానవ లిఖిత పద్ధతిలో ఎక్కువమంది కొన్ని నెలల పాటు శ్రమించవలసి వస్తుంది. ఇది చాలా కష్టమైన వ్యవహారము కాని కంప్యూటర్ మాత్రము ఒక సమాచారము ఇంకొక సమాచారముతో అనుసంధానించుకొని తనకుతానే నివేదికను తయారుచేయగలదు. సమాచార భాగస్వామ్యము ఇందులో ప్రత్యేకత.

అతి స్వల్ప సమాధాన ప్రశ్నలు

ప్రశ్న 1.
కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ పద్ధతి.
జవాబు:
ఆర్థిక వ్యవహారాలను సంఘటనలను నమోదుచేసి, వర్గీకరించి, సంక్షిప్తపరిచి, నిర్ణయాలు తీసుకోవడంలో వాటిని ఉపయోగించే వ్యక్తులకు సమాచారము అందజేసే ప్రక్రియను అకౌంటింగ్ అంటారు. అకౌంటింగ్ ప్రక్రియలో వివిధ దశలైన వ్యాపార వ్యవహారాలను చిట్టాలో వ్రాయడం, ఆవర్జాలోకి నమోదు చేయడం, ఖాతా నిల్వలు తేల్చడం, అంకణా తయారుచేయడం, ఆర్థిక నివేదికలు తయారుచేయడంలో కంప్యూటర్లను వినియోగిస్తే, ఆ అకౌంటింగ్ పద్ధతిని కంప్యూటరైజ్డ్ అకౌంటింగ్ అని అంటారు.

ప్రశ్న 2.
రియల్ టైమ్ అకౌంటింగ్ అనగానేమి ?
జవాబు:
ఒక వ్యాపార లావాదేవికి సమాచారము దానికి సంబంధించిన చిట్టా, ఆవర్జా, ఆర్థిక నివేదికలు కంప్యూటర్కు అందించి భద్రపరుస్తారు. దీనివలన కంప్యూటర్ ఖాతాల నిర్వహణకు సహకరించి భవిష్యత్తులో సమస్య వచ్చినపుడు దానిని పరిష్కరిస్తుంది. ప్రతిరోజు ఈ విధముగా చేయటం వలన త్రైమాసిక, వార్షిక ముగింపు నివేదికలను తయారు చేయడానికి అధిక శ్రమ నుంచి ఉపశమనము కలుగుతుంది. లేకపోతే ఈ నివేదికలు తయారుచేయడానికి మార్కెట్ సిబ్బంది, గణక అధికారులు ఎంతో సమయాన్ని వెచ్చించవలసి వస్తుంది. కంప్యూటరీకరణ వలన ఆ సమయం ఆదా అయి వారు సమయాన్ని ఇతర శాఖలైన ఆర్థిక నిర్వహణ, ఉత్పత్తి రంగం, నాణ్యత పెంపుదల, వినియోగదారులతో సత్సంబంధాలపై తమ దృష్టిని కేంద్రీకరించవచ్చు.

ప్రశ్న 3.
రెడీ-టు- యూస్.
జవాబు:
వ్యాపార లావాదేవీలు తక్కువగా ఉండి సాంప్రదాయ వ్యాపారము చేసుకునే, చిన్నపాటి వర్తకులు ఈ ప్యాకేజీని ఎన్నుకుంటారు. వీటి స్థాపన ఖర్చు తక్కువ. వినియోగదారులు తక్కువ సంఖ్యలో ఉంటారు. దీనిని నేర్చుకొనుట సులభం. ఇది అందరికీ అందుబాటులో ఉన్న ప్యాకేజి. వ్యాపార రహస్యాలు కూడా తక్కువ. సైబర్ నేరాలు జరగవు. |సులువుగా శిక్షణ పొందవచ్చు.

ప్రశ్న 4.
కస్టమైజేషన్.
జవాబు:
కస్టమైజేషన్ అనగా ఈ సాఫ్ట్వేర్లో ఇదివరకే ఉన్న ప్రోగ్రాములే కాక వాటికి మార్పులు, చేర్పులు, కూర్పులు చేసి నిర్దేశించబడిన వినియోగదారుల గుర్తింపు కలిగివుండాలి. ఈ సాఫ్ట్వేరు విక్రయించిన అమ్మకపుదారుకు కస్టమైజేషన్ చేసుకొనుటకు గాను అధిక మొత్తము చెల్లించవలెను. ఈ సాఫ్ట్వేర్ నిర్వహణ అధిక ఖర్చుతో కూడినది. ఇందులో శిక్షణ తీసుకొనుట ముఖ్యము కాబట్టి శిక్షణకు అయ్యే వ్యయం ఎక్కువ. సమాచారాన్ని రహస్యముగా ఉంచుకునే వీలున్నది. దీనిని వేరే సమాచార సిస్టమ్లతో అనుసంధానము చేసుకోవచ్చు. నిర్దిష్ట ప్రమాణాలు కలిగిన సాఫ్ట్వేర్ ప్రస్తుతం మార్కెట్లో లభ్యమవుతున్నది.

ప్రశ్న 5.
టైలర్డ్.
జవాబు:
పెద్ద పెద్ద వ్యాపార సంస్థలు, ఎక్కువమంది వినియోగదారులు కలిగివుండి, భౌగోళికముగా విసిరివేయబడి సుదూర ప్రాంతాలలో ఉన్నవారు దీనిని వినియోగించెదరు. దీనిని వినియోగించేవారు ప్రత్యేక శిక్షణ పొందాలి. సంస్థ యొక్క సమాచారము యాజమాన్యానికి సంబంధించిన సమగ్ర సమాచారము అవసరాలనుబట్టి లభ్యమయ్యేటట్లు ఇది రూపొందించబడినది. అందువలన దీనిని అవసరాలకు అనుగుణంగా మార్చుకునే సాఫ్ట్వేర్. సమాచారం చాలా గోప్యముగా
ఉంటుంది.